Dalam dunia bisnis, kepuasan pelanggan menjadi salah satu hal penting yang tidak boleh disepelekan. Sebagai seorang pengusaha, Anda tentu harus mengetahui cara menggunakan layanan pelanggan guna memberikan pengalaman terbaik bagi para konsumen.
Sebelum membahas tentang cara memanfaatkan layanan pelanggan dengan maksimal, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu pengertian layanan pelanggan lewat ulasan singkat berikut ini.
Apa Yang Dimaksud Dengan Layanan Pelanggan?
Layanan pelanggan atau yang lebih dikenal dengan sebutan customer service adalah sebuah layanan khusus yang disediakan oleh sebuah bisnis untuk menangani pelanggan. Layanan khusus ini dimulai pada saat sebelum, selama hingga sesudah membeli produk atau jasa yang diinginkan oleh pelanggan.
Customer service umumnya akan menjawab serta memberikan berbagai macam informasi yang berkaitan dengan produk atau jasa yang ditawarkan, baik dalam bentuk pertanyaan, saran maupun komplain. Penjelasan yang lengkap dan rinci dari agen customer service diharapkan bisa memberikan kepuasan pada pelanggan sekaligus meningkatkan penjualan.
Karena layanan pelanggan ini sangat berperan besar bagi kesuksesan sebuah bisnis maka dibutuhkan sejumlah skill yang harus dimiliki oleh customer service, salah satunya adalah memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Jenis layanan customer service pun sangat bervariasi. Selain melalui sambungan telepon, media layanan pelanggan yang kini kerap digunakan oleh sejumlah perusahaan adalah layanan pelanggan lewat e-mail, website resmi, chat di media sosial, hingga melalui layanan IVR (Interactive Voice Response) yang memanfaatkan kemajuan teknologi digital.
3 Cara Menggunakan Layanan Customer Service Untuk Kepuasan Pelanggan
Terdapat beberapa cara menggunakan layanan customer service yang bisa meningkatkan pengalaman pelanggan diantaranya:
- Memberikan Respon yang Cepat dan Tepat
Membantu pelanggan untuk mendapatkan produk atau jasa yang mereka butuhkan merupakan tugas utama dari hadirnya layanan pelanggan. Meskipun pelanggan meminta banyak hal, agen customer service harus bisa mewujudkan keinginan pelanggan dengan usaha yang optimal.
Oleh karena itu penting untuk memberikan respon yang cepat dan tepat. Pelanggan tentu tidak mau menunggu lama untuk bisa mendapatkan apa yang mereka inginkan. Terlebih lagi jika agen customer service melakukan kesalahan seperti salah memberikan barang atau keliru mengartikan maksud pelanggan.
- Menyediakan Layanan Komplain
Cara menggunakan layanan pelanggan untuk memberikan kepuasan bagi customer yang selanjutnya adalah dengan menyediakan layanan komplain. Meski tidak banyak bisnis yang menyediakan layanan komplain, bukan berarti cara ini tidak efektif.
Layanan komplain justru sangat bermanfaat bagi bisnis Anda, terlebih lagi jika sebagai pemilik usaha, Anda tidak bisa mengontrol secara langsung bisnis yang sedang berjalan.Anda bisa mencantumkan nomor telepon khusus untuk laporan komplain di produk atau website resmi bisnis. Setelah itu Anda bisa menindaklanjuti satu per satu laporan dari pelanggan tersebut.
- Memberikan Solusi
Agar pelanggan mendapatkan pengalaman berbelanja yang berkesan, agen customer service sebaiknya dibekali dengan kemampuan problem solving yang memadai. Apabila muncul permasalahan yang dikeluhkan oleh pelanggan, perusahaan yang dalam hal ini diwakili oleh agen customer service harus bertanggung jawab memberikan solusi terbaik.
Misalnya jika pelanggan meminta produk yang kebetulan habis di toko Anda, agen customer service bisa menyarankan pelanggan untuk mengganti produk dengan merek lain yang sama fungsinya.
Atau jika ingin terlihat lebih profesional, agen customer service bisa meyakinkan pelanggan untuk mau menunggu hingga beberapa waktu. Pada saat itu Anda bisa mencari produk yang dimaksud ke kolega bisnis Anda.
Namun pastikan untuk tidak menggunakan cara komunikasi yang bersifat memaksa. Hal ini untuk menjaga kenyamanan pelanggan agar tertarik kembali berbelanja di toko Anda.
Jika perusahaan Anda sedang membutuhkan dukungan sistem manajemen pelanggan yang berkualitas, Anda bisa mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan Convergence.id. BPO yang berpengalaman ini menyediakan layanan customer service dengan agen atau karyawan yang handal dan profesional.
Itulah informasi tentang cara menggunakan layanan pelanggan secara maksimal untuk memberikan kepuasan pada customer. Pelanggan yang mendapatkan pengalaman terbaik berbelanja di toko Anda tentu tidak akan mudah berpindah ke toko lain. Mereka akan semakin sering melakukan transaksi sehingga penjualan produk dan jasa yang Anda tawarkan pun akan ikut meningkat.
