Saat ini, email dan obrolan adalah layanan yang banyak digunakan untuk membantu pelanggan dan mengatasi masalah yang mereka hadapi. Namun, untuk mencapai hasil yang optimal, perlu ada strategi yang tepat dalam menangani layanan pelanggan melalui kedua media tersebut.
Email merupakan layanan yang paling umum dipakai untuk menangani masalah pelanggan. Hal ini dikarenakan email dapat digunakan untuk mengirimkan informasi yang cukup rinci dan memungkinkan pelanggan untuk menyimpan dokumen yang diterima sebagai referensi di masa yang akan datang.
Namun, yang harus Anda ingat bahwa jawaban yang diberikan melalui email harus cepat dan tepat. Sebab, pelanggan yang memiliki masalah tentu tidak ingin menunggu jawaban yang terlalu lama, serta jawaban yang tidak tepat cenderung tidak dapat menyelesaikan masalah, bahkan dapat menimbulkan masalah baru.
Obrolan merupakan cara lain yang umum dipakai untuk menangani berbagai masalah pelanggan. Obrolan memungkinkan pelanggan untuk berkomunikasi secara langsung dengan perusahaan melalui perantara customer service dan mendapatkan jawaban yang cepat.
Namun, yang harus Anda ingat bahwa obrolan akan efektif jika perusahaan memiliki tim customer service yang cukup untuk menangani jumlah obrolan yang masuk. Jika tidak, pelanggan akan menunggu lama untuk mendapatkan jawaban, yang dapat menimbulkan kekecewaan.
Oleh karena itu, berikut adalah bagaimana menangani layanan pelanggan melalui email dan obrolan dengan baik dan benar:
-
Daftar Isi
Penting untuk Merespon Email dan Obrolan Pelanggan dengan Cepat
Setiap pelanggan yang memiliki masalah tentunya ingin masalah mereka selesai secepat mungkin. Sehingga, respon yang cepat dari perusahaan akan membuat pelanggan merasa dihargai dan memperkuat hubungan baik antara pelanggan dengan perusahaan.
-
Pastikan untuk Bersikap Sopan dan Profesional Saat Menangani Layanan PelangganÂ
Agar terkesan profesional, Anda perlu menangani setiap keluhan pelanggan dengan sopan. Hal ini dapat membuat pelanggan merasa lebih nyaman dan dihargai jika mereka diterima dengan cara yang sopan dan profesional.
-
Pastikan untuk Menyelesaikan Masalah Pelanggan Secepat Mungkin
Jangan membuat pelanggan menunggu terlalu lama atau memberikan solusi yang cenderung bertele-tele untuk menyelesaikan masalah mereka. Sebab, hal ini justru dapat membuat kepercayaan pelanggan dengan perusahaan menurun.
Baca Juga: Apakah Benar BPO Dorong Inovasi Pada Perusahaan Yang Menggunakannya?
-
Pastikan untuk Mem-follow Up Pelanggan yang Memiliki Masalah
Follow up di sini merupakan istilah untuk mengawasi pelanggan. Artinya, sebisa mungkin kita memastikan bahwa masalah pelanggan benar-benar terselesaikan dengan baik, sehingga membuat pelanggan merasa lebih dihargai dan diperhatikan oleh perusahaan.
-
Pastikan untuk Menyimpan Catatan Setiap Berinteraksi dengan Pelanggan
Mencatat setiap interaksi pelanggan dapat membantu Anda dalam menyelesaikan masalah yang sama yang dimiliki oleh orang yang berbeda di masa depan, sehingga membuat pelanggan merasa dihargai karena perusahaan memperhatikan interaksi mereka serta memberikan solusi yang tepat untuk permasalahan mereka.
-
Pastikan untuk Menyediakan Pelatihan yang Cukup Bagi Karyawan yang Menangani Layanan Pelanggan
Agar perusahaan bisa menangani keluhan pelanggan dengan baik, tentunya harus ada pelatihan yang baik yang diberikan kepada karyawan yang bertugas di bidangnya. Selain membuat karyawan merasa diperhatikan perusahaan, hal ini juga berfungsi untuk memastikan agar karyawan dapat menangani masalah pelanggan dengan baik dan efektif. Bila perlu, Anda bisa juga menggunakan jasa customer center profesional di convergence.id.
-
Pastikan untuk Menyediakan Sarana yang Cukup untuk Menangani Volume Email dan Obrolan yang Tinggi
Semakin banyak pelanggan yang dimiliki, maka semakin banyak pula volume email dan obrolan dari pelanggan yang masuk ke layanan konsumen. Sehingga, menyediakan sarana yang cukup berguna untuk memastikan bahwa pelanggan tidak harus menunggu terlalu lama untuk mendapatkan respon, sehingga masalah mereka dapat diselesaikan dengan cepat.
-
Pastikan untuk Selalu Meningkatkan Layanan Pelanggan
Sebaik apapun layanan pelanggan, Anda tetap harus meningkatkan layanan tersebut. Salah satu caranya adalah dengan mengumpulkan umpan balik pelanggan dan melakukan evaluasi rutin. Hal ini dapat memastikan bahwa perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan layanan pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
Itulah beberapa cara bagaimana menangani layanan pelanggan melalui email dan obrolan. Secara keseluruhan, menangani layanan pelanggan melalui email dan obrolan memerlukan strategi yang tepat, sikap yang profesional, dan sarana yang cukup. Dengan melakukan hal-hal tersebut, maka perusahaan dapat membantu pelanggan dengan efektif, serta memperkuat hubungan yang baik dengan pelanggan.
