Banyak perusahaan sudah mulai menggunakan BPO untuk back office. Penggunaan tenaga outsource ini dipandang jauh lebih efisien untuk keperluan operasi kantor perusahaan non-inti. Jadi keperluan seperti support administrasi, maintenance data, admin social media dan digital marketing, tidak harus menggunakan staf inti perusahaan.
Karena menggunakan outsource luar, cara mengendalikan performa BPO tersebut akan berbeda daripada mengatur staff pada perusahaan. Karena itu, mari bahas cara tingkatkan performa sistem outsource SDM ini untuk keperluan back office berikut ini!
Daftar Isi
Analisa Dulu Kemampuan BPO dengan Beban Kerja
Tidak semua BPO dapat dioptimasi jika mereka memang tidak sesuai dengan beban pekerjaan yang diberikan. Karena alasan ini, pastikan pilih outsource staff back office yang benar – benar sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
Untuk memastikan kesesuaian ini, analisa lebih mendalam saat pilih BPO menjadi makin penting. Proses pemilihan yang lama bukan berarti Anda habiskan waktu. Ini tanda perusahaan Anda lebih selektif memilih pekerja outsource yang tepat untuk digunakan.
Pastikan lakukan simulasi dan penyesuaian jika diperlukan. Jangan sampai mentah – mentah menggunakan BPO tapi ternyata mereka hanya menghambat operasi kinerja perusahaan Anda. Pastikan research dengan tepat sebelum terlambat.
Taruh Staf Ahli Perusahaan Sebagai Control
Banyak kelebihan pakai BPO dapat meringankan beban kerja staff utama Anda. Walaupun begitu, Anda disarankan menaruh staff ahli yang Anda percaya di perusahaan sebagai kontrol BPO itu. Tugas mereka adalah memantau pekerjaan, memberi arahan, mengepalai dan memastikan BPO bekerja sesuai harapan perusahaan.
Saat ada rapat ataupun evaluasi kinerja BPO, staf ahli yang sudah Anda terapkan di BPO tersebut dapat memberikan laporan lebih mendalam. Kemampuan crosscheck pekerjaan ini diperlukan agar jalan BPO dan perusahaan selalu sejalan.
Gunakan Teknologi Komunikasi dan Tool Kerja yang Terkini
Penggunaan teknologi dan tool kerja terbaru untuk optimasi kerja dapat membantu juga. Operasi dari BPO untuk back office selalu dilakukan di luar lingkungan kantor. Hal ini membuat komunikasi harus melewati internet.
Komunikasi yang lebih optimal menggunakan teknologi terbaru pasti membantu. Contoh saja saat meeting, penggunaan video conference yang lancar berkat program khusus, pasti lebih berguna. Tool dan alat komunikasi ini dapat disesuaikan dengan jenis pekerjaan back office yang sedang dilakukan BPO.
Contoh saja untuk urusan maintenance website dan alat IT perusahaan. Untuk memastikan laporan dan maintenance rutin berjalan baik, program pemantau dapat ditaruh khusus untuk lihat kondisi server, jaringan kantor dan berbagai alat IT lain. Jadi jika ada masalah, program pemantau akan langsung melaporkannya pada pihak BPO.
Buat Kontrak Kerja Jelas dengan Deadline dan Target Logis
Saat bekerja dengan BPO untuk back office, pastikan Anda buat kontrak kerja yang jelas dengan beberapa panduan yang lengkap. Hal ini untuk memastikan kegiatan kerja dapat berjalan lancar dan masing – masing pihak memenuhi tanggung jawab masing – masing.
Untuk pastikan BPO bekerja baik, penentuan deadline dan target kerja adalah hal yang baik. Namun, pastikan dua hal tersebut ditentukan secara logis. Jangan sampai menentukan target dan deadline yang terlalu ketat sehingga memeras kemampuan kerja pihak BPO. Selalu usahakan kedua belah pihak mendapatkan untung dari kontrak tersebut tanpa memotong performa BPO.
Selalu Evaluasi Kemampuan Kerja Setiap Periode Tertentu
Saat menggunakan BPO, pastikan selalu lakukan evaluasi kemampuan kerja mereka dalam beberapa periode sekali. Contoh evaluasi setiap 4 bulan. Hal ini memastikan standard BPO tetap sesuai dengan apa yang Anda cari sejak awal menggunakannya.
Jika terjadi penurunan ataupun peningkatan kemampuan, pastikan komunikasikan kembali pada pihak penyedia BPO. Kompensasi untuk kemampuan di atas standar harus diberikan jika terjadi. Sedangkan bila terjadi penurunan performa, koreksi harus dilakukan demi lancarnya operasi kerja perusahaan Anda!
Menggunakan bahasan di atas, Anda dengan mudah memaksimalkan performa BPO untuk back office. Pastikan melakukan perundingan dan konsultasi pada pihak BPO juga agar saling paham situasi kerja masing – masing. Semakin komunikasi transparent, makin mudah juga efek optimasi di atas menghasilkan keuntungan!
