BPO Penting Untuk Perusahaan, Bagaimana Cara Memilihnya?

BPO atau Business Process Outsourcing yang berarti memberikan akses kepada pihak ketiga untuk menjalankan beberapa fungsi perusahaan. BPO sangat umum digunakan oleh perusahaan, namun dari sekian banyak penyedia layanan BPO yang ada, bagaimana menentukan yang bisa memenuhi kebutuhan perusahaan?

Periksa Reputasi

Tentu penting untuk mengetahui pengalaman penyedia layanan sebelum memutuskan untuk menggunakan jasanya atau tidak. Penyedia layanan BPO seperti http://convergence.id/ dengan pengalaman yang banyak dan reputasi yang bagus memungkinkan kita melihat bagaimana kualitas layanan yang diberikan. 

Untungnya, ada alat yang bisa dipakai untuk mengetahui hal ini, yaitu NPS atau Net Promoter Score. Selain memberikan data tentang kepuasan dan loyalitas pelanggan, NPS juga bisa mendeteksi kepuasan dan loyalitas pegawai. 

Penyedia layanan yang memiliki tingkat kepuasan pelanggan dan pegawai yang tinggi, menunjukkan seberapa tinggi kualitas yang dimiliki baik luar maupun dalam. Selain itu, NPS yang tinggi juga membuktikan seberapa mampu penyedia layanan mengeksekusi tugas sesuai keinginan dan kebutuhan pelanggan.

Periksa Tingkat Keamanan

Ketika menggunakan penyedia layanan BPO, perusahaan akan berbagi berbagai jenis data. Memilih penyedia layanan yang memiliki tingkat keamanan kata yang penting, adalah hal yang krusial bagi kepentingan dan keamanan perusahaan. 

Pastikan penyedia layanan memiliki kebijakan-kebijakan kuat untuk memastikan kerahasiaan dan keamanan data perusahaan. Selain itu, keamanan siber juga tidak bisa dilewatkan, pastikan untuk memeriksa apakah penyedia layanan memiliki teknologi keamanan siber yang terbaru.

Infrastruktur

Penyedia layanan BPO yang bagus tentu saja harus memiliki infrastruktur yang bagus juga. Hal-hal seperti kecepatan internet, konektivitas, hardware maupun software adalah komponen-komponen yang berpengaruh langsung terhadap performa penyedia layanan, dan sangat penting untuk menjamin kinerja yang memuaskan.

Selain itu, jika sering terjadi kesalahan teknis, maka akan memerlukan banyak waktu untuk memperbaikinya. Banyak waktu yang terbuang tentu juga berarti banyak uang yang terbuang.

Pelayanan yang Memuaskan

Jika sudah menemukan penyedia layanan yang punya reputasi bagus dan teknologi terkini, pastikan apakah itu semua sesuai dengan eksekusi. Jika infrastruktur memadai tapi banyak pelanggan yang menunggu untuk dilayani, perusahaan perlu kuatir.

Ini sangat relevan terutama bagi penyedia layanan BPO yang berfokus pada penanganan pelanggan. Dengan bekerja sama dengan http://convergence.id/, pelayanan yang akan diberikan kepada pelanggan dijamin tidak akan mengecewakan.

Kultur Organisasi yang Bagus

Struktur organisasi yang ada di penyedia layanan BPO mencerminkan apakah penyedia layanan memang benar-benar memberikan apa yang dipromosikan. Semakin jelas struktur yang ada, semakin jelas juga bagaimana penyedia layanan melaksanakan tugasnya.

Untuk mengetahui ini biasanya tidak cukup hanya dengan membaca laporan atau testimoni dari pelanggan atau karyawan. Kunjungan ke lokasi penyedia layanan juga diperlukan untuk melihat langsung atmosfer dan suasana kerja yang dimiliki. Atmosfir kerja yang bagus semakin memungkinkan performa yang bagus.

Komunikasi

Untuk memastikan efektivitas kolaborasi antara perusahaan dengan penyedia layanan BPO, komunikasi terutama dalam bahasa yang sama adalah hal yang perlu diperhatikan. 

Walaupun bahasa Inggris adalah bahasa global termasuk dalam dunia bisnis, tapi memakai jasa penyedia layanan yang mampu bekerja dalam bahasa negara yang ditargetkan akan menjamin tingkat kesuksesan.

Tingkat Turnover Pegawai

Jika penyedia layanan BPO memiliki tingkat turnover yang tinggi, di mana pegawai sering keluar dan diganti dengan pegawai baru, perusahaan akan perlu sering berurusan dengan orang-orang baru. Hal ini akan memerlukan penyesuaian berulang dan sangat berpotensi mengganggu efisiensi.

Apabila tingkat turnover terjadi karena penyedia layanan terbukti tidak memperlakukan pegawainya dengan baik, ada kemungkinan hal yang sama akan terjadi pada pelanggan maupun perusahaan pemakai jasa. 

Pastikan Ada Rencana Transisi

Perusahaan perlu sadar terhadap potensi kerjasama yang tidak berjalan mulus sehingga perlu berganti penyedia layanan. Penyedia layanan BPO dengan rencana transisi yang bagus akan menjamin transisi berjalan efektif tanpa perlu membuang-buang waktu atau uang.

Itulah hal-hal yang perlu diketahui sebelum memilih penyedia layanan BPO. Jika perusahaan kamu butuh BPO di bidang customer service, solusinya ada di http://convergence.id/.