Bekerja sama dengan perusahaan outsourcing kini menjadi pertimbangan utama para pemilik bisnis yang membutuhkan tenaga kerja dengan keahlian tertentu. Selain bisa meminimalisir anggaran untuk melakukan proses rekrutment karyawan baru, sistem alih daya ini membuat perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis utama yang dijalankan.
Berbicara soal outsourcing, layanan customer service atau CS yang disediakan oleh penyedia jasa tenaga kerja tersebut menjadi salah satu jenis pekerjaan yang paling dibutuhkan oleh banyak perusahaan.
Mengingat customer service memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung kesuksesan sebuah bisnis. Sebelum membahasnya lebih lanjut, simak terlebih dahulu apa itu customer service melalui ulasan berikut ini.
Pengertian Customer Service
Customer service merupakan layanan yang diberikan oleh perusahaan sebagai pusat informasi, sarana konsultasi hingga bertugas untuk memecahkan permasalahan yang dikeluhkan oleh klien atau customer.
Dalam pengertian yang lain, layanan customer service artinya sebuah interaksi secara langsung antara konsumen dan staf yang mewakili sebuah brand atau perusahaan, baik sebelum maupun sesudah melakukan pembelian produk atau jasa.
Tujuan utama customer service adalah untuk memberikan kenyamanan hingga pengalaman terbaik bagi konsumen ketika melakukan transaksi. Dengan begitu ekspektasi mereka terhadap produk dan jasa yang ditawarkan pun dapat terpenuhi.
Fungsi Customer Service Bagi Sebuah Bisnis.
Customer service memiliki tugas atau tanggung jawab yang berbeda-beda, tergantung jenis perusahaan dan bidang pekerjaannya. Namun secara umum, layanan pelanggan ini memiliki beberapa fungsi dasar yang sangat berpengaruh bagi keberlangsungan sebuah bisnis yaitu:
- Sebagai Public Relation atau Humas
Sebagian besar layanan customer service berperan dalam membangun dan memperkuat relasi antara perusahaan dan pihak lain, baik klien maupun pelanggannya, misalnya ketika merencanakan sebuah strategi CRM B2B dalam upaya mengawasi peningkatan penjualan dan keuntungan bisnis
Dengan kata lain divisi customer service merupakan jajaran utama yang mewakili perusahaan dalam jalur kontak dengan pihak eksternal. Jika pelayanannya bagus maka citra dan reputasi perusahaan akan semakin baik di mata klien dan pelanggan.
- Menjaga Kepercayaan Pelanggan
Peranan customer service sangat erat kaitannya dengan kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Layanan ini mampu meninggalkan kesan yang mendalam tentang kualitas pelayanannya bagi para customer.
Pelanggan yang mendapatkan pelayanan terbaik pastinya akan lebih loyal dan bersedia untuk melakukan transaksi berulang. Hal tersebut tentu sangat menguntungkan bagi bisnis perusahaan dalam mendapatkan banyak pelanggan potensial.
- Sebagai Sarana Penjualan
Di sejumlah perusahaan, customer service terkadang memiliki tugas untuk melakukan penjualan kepada pelanggan. Misalnya dengan menerapkan pendekatan telemarketing outbound dimana customer service akan melakukan kontak secara terus menerus dengan calon pelanggan yang berpotensi menggunakan produk yang akan ditawarkan. Telemarketing jenis ini bertujuan untuk mempersuasi pelanggan agar membeli produk tersebut.
Selain itu customer service juga bisa melakukan penjualan pada saat menerima informasi atau mendapatkan permintaan layanan produk dan jasa dari pelanggan baru maupun lama, termasuk keluhan atas produk yang ditawarkan oleh perusahaan.
Layanan pelanggan ini disebut juga dengan strategi telemarketing inbound yang mana customer service menunggu telepon dari pelanggan yang memiliki motivasi terhadap produk atau jasa perusahaan.
- Sebagai Data Entry
Fungsi utama customer service yang terakhir adalah sebagai data entry. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, customer service akan memasukkan informasi atau data ke dalam sistem komputer perusahaan dan mengirimkan konfirmasi pada pelanggan melalui email.
Sementara pada saat pelanggan menyampaikan pengaduan atau keluhan produk, customer service juga akan mencatat beragam keluhan yang diterima tersebut untuk mempermudah dalam melakukan penanganan dan evaluasi produk atau jasa.
Kriteria Customer Service Terbaik dari Perusahaan Outsourcing Terpercaya
Agar fungsi customer service bekerja dengan semestinya, dibutuhkan ketelitian dalam memilih agen customer service dengan kemampuan terbaik. Oleh karena itu Anda perlu memastikan untuk menggunakan jasa perusahaan outsourcing terpercaya yang telah banyak menghasilkan agen customer service profesional.
Sebelum memilih penyedia jasa outsourcing yang menyediakan agen customer service handal, berikut beberapa kriteria customer service terbaik yang perlu Anda ketahui:
- Memiliki Kemampuan Berkomunikasi yang Baik
Kemampuan berkomunikasi merupakan skill utama yang harus dimiliki oleh seorang customer service karena kesalahan komunikasi sedikit saja bisa berdampak buruk pada reputasi perusahaan.
Pelanggan yang kecewa terhadap pelayanan yang diberikan tentu akan merasa enggan melakukan pesanan produk. Perusahaan bahkan akan kehilangan banyak pelanggan yang sudah loyal.
Untuk menghindari masalah tersebut seorang customer service harus menggunakan bahasa yang positif baik dalam melakukan layanan outbound maupun inbound callcenters.Â
- Memiliki Kemampuan Dalam Time Management
Customer service yang profesional harus paham metode pemecahan masalah pelanggan dengan cara yang efisien. Oleh karenanya dibutuhkan kemampuan pengelolaan waktu dengan efektif.
Seorang CS dengan skill time management yang baik tidak akan membuang banyak waktu pelanggan dengan penjelasan yang berbelit-belit. Pelanggan yang tidak memahami maksud customer service dalam memberikan penjelasan pastinya akan merasa frustasi.
Jika merasa tidak mampu untuk memberikan solusi bagi pelanggan, customer service dengan kemampuan mengelola waktu yang baik biasanya akan mengarahkan pelanggan ke pihak lain yang dapat memberikan cara pemecahan masalah paling tepat.
- Menguasai Informasi Produk atau Jasa yang Dimiliki Perusahaan
Product knowledge menjadi hal penting yang harus dikuasai oleh seorang customer service saat melakukan kegiatan marketing. Ketika calon pelanggan hendak membeli produk atau layanan jasa dari perusahaan, mereka pasti akan terlebih dahulu menanyakan tentang detail informasi produk tersebut.
Disinilah tugas customer service menjawab semua pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan. Penyampaian informasi yang lengkap dan jelas akan membuat customer semakin yakin untuk membeli barang yang diinginkan.
- Memiliki Kemampuan Persuasi
Skill yang harus dimiliki customer service berikutnya adalah kemampuan persuasi. Karena memiliki fungsi sebagai sarana penjualan, customer service harus mampu meyakinkan pelanggan terhadap kualitas produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
- Memiliki Empati yang Tinggi
Customer service yang profesional umumnya memiliki kemampuan empati yang tinggi. Skill ini sangat dibutuhkan untuk memahami kebutuhan dan perasaan pelanggan yang ingin melakukan pemesanan atau menyampaikan keluhan produk.
Mendengarkan keluh kesah pelanggan dengan baik serta memberikan respon terhadap aduan komplain dengan sabar dan tenang tentu dapat meningkatkan kepuasan pelanggan pada pelayanan yang diberikan.
Itulah informasi mengenai beberapa kriteria customer service dari jasa outsource yang kredibel. Jika Anda membutuhkan agen customer service yang kompeten namun tetap ingin menekan biaya operasional perusahaan, Anda bisa mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan Convergence.id.
Convergence.id merupakan perusahaan alih daya berpengalaman yang menyediakan jasa layanan call center dan customer service berkualitas untuk meningkatkan bisnis perusahaan Anda. Kami menyediakan SDM yang memiliki semua kriteria customer service terbaik yang telah disebutkan di atas dan selalu siap menjadi partner outsourcing Anda
Hubungi nomor WhatsApp +628119341900 atau e-mail ke [email protected] untuk informasi lebih lanjut mengenai profil perusahaan outsourcing kami.
