Seperti yang diketahui jika Business Process Outsourcing adalah sebuah aktivitas pengalihdayaan untuk sebagian proses di dalam bisnis perusahaan ke pihak ketiga yang bertujuan untuk efisiensi biaya dan mengurangi risiko di perusahaan. Hal ini dilakukan agar perusahaan bisa lebih fokus dengan bisnis intinya.
Pemanfaatan ini termasuk di dalam alat seperti program perangkat lunak, investasi perangkat keras, dan strategi yang terbuktimemastikan kepuasan pelanggan. Secara singkat, BPO Business Process Outsourcing ini akan mengacu kepada seluruh praktik yang berkaitan dengan penyelarasan proses bisnis yang bertujuan strategis bisnis serta perusahaan.
Hal ini akan termasuk di dalam proses merancang dan juga menerapkan proses baru, mengukur proses, dan juga melatih serta mengatur manajer untuk bisa mengelola proses dengan efektif sehingga bisa berhasil dengan baik. Ada lima tahap kunci yang ada di dalam siklus menjalankan strategi ini yang nantinya dapat membantu Anda, yaitu :
- Melakukan Analisis
Tahap analisis ini merupakan pra-langkah yang penting sebelum masuk ke dalam Business Process Outsourcing dimulai. Pada tahap yang satu ini, bisnis harus melakukan proses identifikasi manajemen bisnisnya dan melakukan analisis yang ingin ditingkatkan.
Analis bisnis ini bisa menggunakan pendekatan kualitatif maupun kuantitatif untuk bisa mengumpulkan data tersebut. Hal ini akan termasuk analisis nilai tambah untuk bisa mengukur kontribusi pada setiap proses terhadap bisnis maupun pemodelan sebab dan akibat untuk mengidentifikasi keefisiensiannya.
- Perancangan Permodelan
Selama di tahapan Business Process Outsourcing berikutnya, proses untuk saat ini akan dirancang yang bertujuan untuk membuat urutan langkah-langkah logis secara visual dengan mendokumentasikan proses dari ujung ke ujung. Lalu semua langkah tersebut akan didokumentasikan, Anda bisa menambahkan banyak informasi tambahan, misalnya waktu serta durasi tugas, tempat terjadinya, siapa yang nantinya terlibat.
Selain itu juga tentang bagaimana informasi tersebut mengalir lewat sebuah proses. Setelah proses tersebut dipetakan sepenuhnya, pengguna akhir wajib untuk melakukan peninjauan agar bisa memastikan keakuratannya dan memeriksa bahwa perbaikan yang sudah diusulkan di dalam status perencanaan cenderung memberikan nilai yang baik.
Baca Juga: Tips Menyesuaikan Resume Lamaran Kerja yang Sesuai dengan Bidang Pekerjaan
- Penerapan
Pada tahap implementasi atau eksekusi business process outsourcing indonesia, status perencanaan akan diadopsi ke dalam sebuah bisnis. Pada tahap ini kemungkinan bisa membutuhkan penambahan teknologi, pembaruan prosedural, maupun perubahan di dalam sumber daya, pelatihan, maupun manajemen proyeknya.
Jika itu memungkinkan dan masuk akal untuk melakukan pengujian proses produk yang masih pada tahap prototipe dalam kelompok kecil untuk bisa memantau dampaknya dan mengatasi permasalahan jika itu benar terjadi.
- Melakukan Pemantauan
Selama berada di tahap pemantauan ini, proses prototipe akan dibiarkan berjalan dengan bebas. Ketika Anda mengumpulkan data yang berkaitan dengan kinerjanya. Mengumpulkan informasi yang terkait tentang apakah proses yang akan dirancang ulang itu efektif dan apakah perbaikan yang Anda harapkan bisa terlihat, sehingga nantinya Anda dapat mencapai tujuan bisnis yang diinginkan secara efektif.
Melakukan perbandingan metrik yang relevan dengan data dasarnya dari keadaan sebagaimana aslinya. Selain harus menentukan terlebih dahulu apakah ada pengembalian yang berharga atas investasi tersebut. Data kinerja ini juga bisa menginformasikan keputusan yang berkaitan dengan langkah apa yang nantinya harus diambil terkait manajemen di dalam alur kerjanya.
- Optimalisasi
Pada tahap terakhir Business Process Outsourcing BPO ini, Anda dituntut untuk terus menyempurnakan proses yang didasarkan pada informasi yang sudah dikumpulkan dalam tahap pemantauan dan seiring dengan perubahan dalam bisnis dari waktu ke waktu. Anda bisa memperkenalkan otomatisasi dalam proses tersebut agar bisa mengurangi jumlah tugas manual yang terus berulang.
Terkadang ketika sebuah bisnis tumbuh maupun lingkungan eksternalnya berubah dengan signifikan dan dimana proses yang sedang dijalankan menjadi kurang optimal serta terlalu rumit dan menghasilkan organisasi yang masih kurang efisien. Maka pada kasus tersebut, mungkin akan lebih baik membuat proses terbaru untuk memberikan perubahan yang dikenal sebagai proses rekayasa ulang.
